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Política de protección de datos personales

Principios de la protección de datos personales

Las principales actividades comerciales de Franchir Co., Ltd. (en adelante, «la empresa») son los servicios de interpretación y traducción, y el envío de personal. Los datos personales obtenidos de nuestros clientes y empleados a través de nuestras actividades comerciales (en adelante, «datos personales») son información importante para la empresa, y reconocemos que garantizar su protección es una de nuestras principales responsabilidades sociales. Por lo tanto, la empresa trata los datos personales obtenidos a través de sus actividades comerciales de acuerdo con la siguiente política y se compromete a brindarles «tranquilidad» a sus clientes y empleados mediante el cumplimiento de su responsabilidad social en dicha materia.

Política

  • De la adquisición, el uso y el suministro de los datos personales
    • Los datos personales se obtendrán por medios legales y justos.
    • Los datos personales solo se utilizarán en la medida necesaria para lograr el propósito de su uso.
    • En caso de facilitar datos personales a terceros, se obtendrá previamente el consentimiento de los titulares de dichos datos.
    • Los datos personales obtenidos no se utilizarán para ningún otro fin, y se tomarán medidas para garantizar que así sea.
    • Si surge la necesidad de utilizar los datos para fines distintos, se volverá a obtener consentimiento previo sobre las nuevas finalidades de uso.
  • De las leyes y reglamentos, directrices y otras normas establecidas por el Estado (en adelante, «leyes y reglamentos»)
    • Nos esforzamos por mantenernos al tanto de las leyes y reglamentos relacionados con las actividades que implican el manejo de información personal, y nos aseguramos de que, al intervenir en ellas, nuestros empleados (en lo sucesivo, «empleados») estén informados sobre dichas leyes y reglamentos, y los cumplan.
  • De la gestión segura de los datos personales
    • Para evitar diversos riesgos, como el acceso no autorizado a los datos personales, la filtración, la pérdida o el daño de dichos datos, se establece y mantiene un sistema que establece medidas correctivas rápidas para la gestión segura de la información personal.
    • Se llevan a cabo inspecciones, se rectifica con prontitud cualquier infracción o accidente detectado, y se toman medidas preventivas contra las vulnerabilidades.
    • Formar a fondo a todos los empleados en materia de seguridad.
  • De los reclamos y las consultas
    • Para atender los reclamos y consultas sobre el tratamiento de los datos personales, se ha creado un servicio de consultas sobre datos personales, destinado a garantizar su atención con prontitud y buena fe.
  • De la mejora continua
    • El sistema de gestión de la protección de datos personales de la empresa controla y audita el cumplimiento de las normas internas de protección de datos personales, para detectar infracciones, incidentes, accidentes y deficiencias, y es revisado por la dirección. Esto se refleja en las medidas de gestión y los reglamentos internos, y se realizan esfuerzos para mejorar continuamente dicho sistema de gestión.
    • Las mejoras se efectúan de acuerdo con las leyes vigentes y las normas JIS Q 15001.
Fecha de declaración: 1 de abril de 2014
Fecha de la última modificación: 1 de abril de 2022
Franchir Co., Ltd.
Directora Representante: Ito Hisae

Para consultas sobre la política de privacidad, póngase en contacto con:

Servicio de consultas sobre datos personales, Franchir Co., Ltd.
4-19-27 Mejiro, Toshima-ku, Tokio 171-0031, Japón
Tel.: 03-6908-3671 (de lunes a viernes, de 10:00 a 17:00)
Fax: 03-6908-3672 (recepción las 24 horas)
Gestión de datos personales – Responsable de la protección de los datos personales: Ito, Hisae

Tratamiento de los datos personales

De los propósitos de uso de los datos personales, etc.
Tipos de datos personales Propósitos de uso Categoría de confidencialidad
Información de quienes han solicitado documentos o realizado consultas Respuestas a consultas y suministro de información sobre servicios No confidencial
Información de clientes y socios comerciales Comunicaciones con socios comerciales, ejecución de contratos, solicitudes de ejecución, etc. No confidencial
Información sobre posibles empleados o postulantes Selección de personal y comunicaciones sobre contratación No confidencial
Datos de empleados Gestión de recursos humanos, tareas generales, etc. No confidencial
Datos proporcionados por socios comerciales Para servicios de traducción e interpretación, etc. Confidencial
De las medidas adoptadas para la gestión segura de los datos personales en nuestro poder.
Formulación de la política básica Nuestra política de privacidad está publicada en el sitio web de la empresa.
Cumplimiento normativo Se han formulado normas sobre los métodos de manipulación de dichos datos, las personas encargadas y sus obligaciones en cada fase (obtención, utilización, suministro y eliminación), que se revisan periódicamente.
Medidas de gestión de la seguridad de la organización Se realizan autoinspecciones periódicas y auditorías internas y externas.
Medidas de gestión de la seguridad de las personas Se obtiene el juramento de confidencialidad de los empleados y se les brinda formación periódica.
Medidas de gestión de la seguridad de los bienes Se controlan las áreas donde se manejan datos personales y se previene el robo de equipos y soportes electrónicos de datos, etc.
Medidas de gestión de la seguridad tecnológica Se aplican mecanismos de protección contra el acceso no autorizado desde el exterior.
Comprensión del entorno externo Los datos personales, etc. se almacenan utilizando servicios en la nube.
Las sedes (regiones) de los centros de datos de dichos servicios en la nube se encuentran principalmente en Japón, Estados Unidos, la Unión Europea, etc. *1
Procuramos verificar que dichos servicios en la nube tengan los controles de acceso adecuados, y hacemos todo lo posible para conocer los sistemas de protección de datos personales de esos países y regiones. *2

*1: Es prácticamente imposible conocer todas las regiones, ya que algunos centros de datos pueden estar distribuidos por todo el mundo sin que se haga pública su ubicación, por razones de seguridad.
*2: A pesar de la dificultad que supone hacer un seguimiento de todos los sistemas locales de protección de datos personales, por las razones expuestas en *1, se procura seleccionar servicios con certificaciones fiables, tales como ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 e ISO/IEC 27018.
De los procedimientos de solicitud de acceso a datos personales, etc.
A continuación, se detalla el procedimiento a seguir ante las solicitudes relativas a los datos personales almacenados por la empresa que requieran la notificación de las finalidades de uso, el acceso a datos, las correcciones, adiciones o anulaciones, el cese de su uso, la eliminación y el cese de su suministro a terceros, o bien el registro de su suministro a terceros (en lo sucesivo denominadas «solicitudes de acceso»), recibidas de los titulares o de sus representantes.
  • Contacto para solicitudes de acceso a datos personales, etc.
    • Para solicitudes de acceso a sus datos personales, etc., envíe el Formulario de solicitud de acceso a datos personales por la vía que considere más conveniente (correo electrónico, fax o correo postal).
      Si nos lo envía por correo, utilice un servicio con registro o seguimiento, como el correo certificado, de manera que pueda rastrearse o verificarse la entrega.
      Le rogamos que indique en rojo en el sobre «Solicitud de acceso a datos personales adjunta».
      También puede ponerse en contacto con la empresa si desea recibirlos como archivo adjunto por correo electrónico.
  • Documentos a presentar para la solicitud de acceso a datos
    • Para solicitar el acceso a datos, por favor, complete todos los puntos del Formulario de solicitud de acceso a datos personales.
      Por regla general, el acceso a los datos personales almacenados se gestiona de la manera indicada por el interesado. Para el acceso por medios digitales, en papel o por cualquier otro método determinado por la empresa, por favor, complete todos los campos del Formulario de solicitud de acceso a datos personales.
      *Si dar acceso a los datos mediante el método indicado por el titular resultara extremadamente oneroso para la empresa, por ejemplo, por requerirse un gasto cuantioso, podríamos no tener otra opción más que brindarle los datos por un medio determinado por la empresa.
  • Identificación personal
    • La empresa realizará una verificación telefónica para confirmar la identidad de la persona que solicita el acceso a datos. Sin embargo, si no es posible la verificación por teléfono, se le puede pedir una copia de su permiso de conducir, certificado de residencia o tarjeta de seguro médico.
  • Solicitud de acceso a datos por medio de representantes
    Si desea autorizar a un representante a efectuar una solicitud de acceso a datos, además del Formulario de solicitud de acceso a datos personales, prepare los siguientes documentos.
    • Copia de un documento que confirme la identidad del representante
      Una copia de uno de los siguientes: permiso de conducir, certificado de residencia o tarjeta de seguro médico.
      *Por favor, oculte el lugar de residencia en la copia que envíe.
    • Poder (debe estar sellado por el titular y llevar adjunto el certificado de registro de su sello; si el representante es un representante o tutor legal, se admite la presentación de un documento que demuestre la relación con el titular en lugar de un poder)
  • Cargos por solicitudes de acceso a datos y notificaciones sobre las finalidades de su uso
    • Se cobra una tarifa de 500 yenes (más impuestos) por cada solicitud de acceso a datos personales y notificación sobre las finalidades de su uso.
      Para el pago de dicha tarifa, se debe realizar una transferencia bancaria por 500 yenes (más impuestos).
      *Cuando confirmemos su identidad, le facilitaremos los datos de la cuenta bancaria para la transferencia.
      *Los gastos de transferencia quedan a cargo del solicitante.
      Tenga en cuenta que si la tarifa resultara insuficiente o si no se pudiera verificar la transferencia, no se permitirá el acceso a datos ni se realizará la notificación sobre las finalidades de su uso.
  • Canales de respuesta a las solicitudes de acceso a datos
    • Responderemos a sus solicitudes por el medio más conveniente para el titular de los datos (correo electrónico, fax o correo postal).
  • Nombre de la organización autorizada para la protección de datos personales y datos de contacto para reclamos
    • Oficina de Reclamos sobre la Protección de Datos Personales, Instituto Japonés para la Promoción de las Economías y las Sociedades Digitales (JIPDEC) Roppongi First Bldg. 12F, 1-9-9 Roppongi, Minato-ku, Tokio 106-0032, Japón
      Tel.: 0120-700-779

      *Por favor, tenga en cuenta que el anterior no es un medio de contacto para consultas sobre nuestros productos y servicios.
      *En caso de que considere que nuestra gestión de sus datos personales no es adecuada, desearíamos que primero nos presentara un reclamo y, en caso de no quedar satisfecho con nuestra respuesta, podrá presentar su reclamo ante la mencionada «organización autorizada para la protección de datos personales».
Si tiene alguna pregunta, queja o consulta sobre los datos personales que posee la empresa, póngase en contacto con la siguiente oficina:
Servicio de consultas sobre datos personales, Franchir Co., Ltd.
4-19-27 Mejiro, Toshima-ku, Tokio 171-0031, Japón
Tel.: 03-6908-3671 (de lunes a viernes, de 10:00 a 17:00)
Fax: 03-6908-3672 (recepción las 24 horas)
Gestión de datos personales – Responsable de la protección de los datos personales: Ito, Hisae

Tratamiento de los datos personales (consentimiento)

De los propósitos de uso de los datos personales, etc.
Tipos de datos personales Propósitos de uso Categoría de confidencialidad
Información de quienes han solicitado documentos o realizado consultas Respuestas a consultas y suministro de información sobre servicios No confidencial
Información de clientes y socios comerciales Comunicaciones con socios comerciales, ejecución de contratos, solicitudes de ejecución, etc. No confidencial
Información sobre posibles empleados o postulantes Selección de personal y comunicaciones sobre contratación No confidencial
Datos de empleados Gestión de recursos humanos, tareas generales, etc. No confidencial
Datos proporcionados por socios comerciales Para servicios de traducción e interpretación, etc. Confidencial
Del suministro de información a terceros
La empresa no facilitará ningún dato personal a terceros sin el consentimiento de sus titulares, excepto cuando lo exija la ley.
Del suministro de información a terceros ubicados en el extranjero
No proporcionamos datos personales a terceros ubicados en el extranjero.
De la externalización del tratamiento de los datos personales
La empresa, en el ejercicio de sus actividades, subcontrata parte de sus operaciones para ofrecer mejores servicios y puede confiarles información personal a sus subcontratados. En dichos casos, se seleccionan los subcontratados considerando que manejen los datos personales de forma adecuada, y se les exige por contrato u otros medios que tomen medidas para evitar la filtración de datos de clientes mediante la gestión adecuada y la confidencialidad de los datos personales.
Del carácter voluntario de la entrega de los datos personales
La entrega de datos personales a la empresa es voluntaria. Sin embargo, tenga en cuenta que si no nos proporciona sus datos personales, es posible que no podamos responderle o brindarle nuestros servicios.
Servicio de consultas sobre datos personales, Franchir Co., Ltd.
4-19-27 Mejiro, Toshima-ku, Tokio 171-0031, Japón
Tel.: 03-6908-3671 (de lunes a viernes, de 10:00 a 17:00)
Fax: 03-6908-3672 (recepción las 24 horas)
Gestión de datos personales – Responsable de la protección de los datos personales: Ito, Hisae
Fecha de declaración: 1 de abril de 2014
Fecha de la última modificación: 1 de abril de 2022
Franchir Co., Ltd.
Directora Representante: Ito Hisae
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